Remote Work – diese 5 Tipps helfen Ihnen bei der digitalen Zusammenarbeit

Heute im Büro, morgen aus den eigenen vier Wänden und den Tag danach aus dem Lieblingscafé arbeiten? Das neue Arbeitsmodell “Remote Work” macht es möglich. Über die letzten Monate hinweg haben sich immer mehr Unternehmen dazu entschieden, ihre Zusammenarbeit auf ortsunabhängige Arbeitsplätze auszurichten und ihren Mitarbeitenden die Wahl zu lassen, von wo aus sie ihren Arbeitstag beginnen.

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Der große Vorteil: Weniger Grenzen

Viele Unternehmen haben die Vorteile des mobilen Arbeitens längst erkannt und möchten ihren Teams damit die Möglichkeit geben, die Arbeit an ihre Bedürfnisse anzupassen. Remote Work bedeutet dabei nicht, dass der Arbeitsort “Büro” damit ganz wegfällt. Vielmehr ist es eine Mischung, die den Teams die Notwendige Freiheit gibt, um privates und berufliches bestmöglich zu managen.

Eine Studie von Statista aus dem Jahr 2022 bestätigt, dass der wichtigste Benefit für Arbeitnehmer die flexible Einstellung der eigenen Zeit ist. Ganze 67 Prozent schätzen diese Anpassung an die eigene private Situation sehr.

Es hat durchaus seine Gründe, warum Remote auch nach der Pandemie weiterhin im Trend liegt und sogar noch Zuwachs an Befürwortern erhält. Anders als im Homeoffice, wo die Arbeit lediglich auf das eigene Zuhause beschränkt wird, heißt Remote Work, dass die Arbeit von jedem Ort auf der Welt erledigt werden kann – zumindest, solange es eine sichere Internetverbindung gibt. Viele Arbeitgebende aber auch Arbeitnehmer verwechseln das Homeoffice auch immer gern mit diesem Modell und vergessen den Punkt, dass sich der Arbeitsplatz eben nicht nur auf die eigenen vier Wände beschränkt.

Arbeiten mit Übersetzern

Workation – der Mix aus Arbeit und Urlaub

Das funktioniert? Immer häufiger fällt der Begriff Workation, der ein Mix aus den beiden Wörtern “Work” und “Vacation” ist. Menschen, die gerne Reisen haben dadurch die Möglichkeit aus dem “Urlaub” zu arbeiten, ohne auf eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen angewiesen zu sein. Strenge Grenzen zwischen Privatem und beruflichen lösen sich dadurch weiter auf.

Deutschland liegt – im Vergleich zu weiteren europäischen Ländern – ganz oben im Ranking mit den meisten Arbeitsplätzen in Remote. Allgemein kann man allerdings sagen, dass sich die Tendenz in allen Ländern hin zu mehr Remote Work bewegt. Laut der Textkernel Studie aus dem Jahr 2021 gibt es die meisten Remote Arbeitsplätze in den Branchen Informations- und Kommunikationstechnologie, Marketing und PR. In Deutschland stieg die Anzahl von 2,4 Prozent im Jahr 2019 auf mittlerweile 9,1 Prozent Remote Worker.

Damit die Zusammenarbeit auch im digitalen Alltag funktioniert, sollten Remote Teams einige “Spielregeln” beachten, um weiterhin erfolgreich zu sein. Wir haben fünf Tipps für Sie, die eine digitale Zusammenarbeit vereinfachen.

1. Grenzen definieren

Gerade Teams, die ausschließlich ortsunabhängig arbeiten und den Büroalltag nicht kennen, haben unterschiedliche Vorstellungen vom Arbeitsalltag. Deswegen ist es gerade bei ihnen wichtig, klare Regelungen aufzustellen. Das kann z.B. bedeuten, dass Zeiten festgelegt werden, wann Teamkollegen kontaktiert werden dürfen – Denn Feierabend sollte auch bei Remote Workern Feierabend bedeuten und das sollten alle respektieren.

Bei Zeitverschiebungen können Meetings schwieriger geplant werden. Wenn es z.B. in Deutschland erst in die Mittagspause geht, ist der Arbeitstag auf Bali bereits vorbei. Das macht eine Planung der Meetings zum Teil schwieriger. In einigen Branchen ist es sogar vorteilhaft, wenn es Personen gibt, die die „Nachtschicht” übernehmen können und dabei nicht einmal in der Nacht arbeiten müssen.

2. Kommunikationskanäle festlegen

Online gibt es eine riesige Auswahl an Kommunikations-Tools wie Slack, Teams, Skype Business, Jitsi und noch viele mehr. Welche Software genau genutzt wird, spielt dabei keine Rolle. Einzige Bedingung: Sie muss zum Team passen sowie von allen Teammitgliedern bedient werden können.

Ganz klar unterschieden werden sollte, dass diese Anwendungen ausschließlich zur Kommunikation dienen. Das Managen von Projekten und Aufgaben sollte an einer anderen Stelle geschehen. Das entsprechende Tool dient kurzen Absprachen, digitalen Meetings sowie für den privaten Austausch zwischen Kollegen.

Wenn es mal schnell gehen muss, können Fragen auch ganz leicht am Telefon geklärt werden – hier aber nur bei wirklich dringenden Fragen, die sonst persönlich besprochen werden. Denn manchmal gehen Chat-Nachrichten auch unter oder es entstehen Missverständnisse. Außerdem wird gerade in Remote Work der soziale Kontakt am Telefon verstärkt im Gegensatz zum Chat.

3. Kollaborations-Tools mit Mehrwert nutzen

In vielen Teams ist eine Projektmanagement-Software bereits fest im Alltag integriert. Der Cloud-Speicherdienst ist unterstützend bei der digitalen Zusammenarbeit und sorgt für ein gelingendes Projektmanagement. Projektmanagement-Tools haben den Vorteil, dass Informationen zu Projekten in Echtzeit erfasst werden. So haben Teammitglieder immer Zugriff auf die aktuellen Daten – egal wo sie sich gerade aufhalten.

Mit einer Software findet eine aufgabenbezogene Projektarbeit statt, die den Austausch noch effizienter macht. Dadurch gibt es weniger Missverständnisse und auch Remote Work bringt mehr Vor- als Nachteile mit sich.

4. Virtuelle Teamevents organisieren

Teamevents funktionieren auch digital. Damit das Wir-Gefühl trotz räumlicher Distanz nicht verloren geht, sollten auch Remote Teams regelmäßige Teamevents veranstalten.

So gehen Teamgeist und gemeinsame Ziele nicht verloren und die Teamkultur wird regelmäßig gefördert. Der Austausch kann in der Mittagspause stattfinden, wenn man sich zum virtuellen Lunch trifft – oder auch als digitale Teambuildingmaßnahme.

5. Transparentes Wissensmanagement

Für ortsunabhängige Teams spielt ein transparenter Wissensaustausch mit die wichtigste Rolle. Fragen wie Welches Tool wird wann genutzt? Wo findet das Dokumentenmanagement statt? Wer ist der richtige Ansprechpartner bei Fragen und Problemen? sollten noch vor dem Start in die Remote Arbeitswelt geklärt sein.

Gastautor

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